Основные методы индексации электронных документов

Способ индексации Черта способа Недочеты способа
1. По ключевикам(в текущее время без помощи других не употребляется) Выделяются совокупы ключевиков, соответствующих для работы с данным документом, и вносятся в индексный файл 1. Процесс индексироваия трёбует роли профессионалов 2. Итог индексации субъективен и не гаран-тирует надежного управле-ния документом (при поиске по ключевикам можно Основные методы индексации электронных документов не получить подходящего результата)
2. Полнотекстовая индексация(отве­чает большинству требований пользо­вателей) Организуется через автомати-ческое преобразование доку-мента в набор слов с сохране-нием их позиций в документе (для способности поиска по словосочетаниям). Обработан-ный текст заносится в индексный файл и применяется при поиске документов Большой объем индексной Основные методы индексации электронных документов базы (около 70-80% от общего размера проиндек-сированных файлов)
3. По реквизитам Задается реквизитная разметка документа (в карточке опреде-ляются поля для ввода данных, определяющих характеристики доку-мента). Набор системных рек-визитов по дефлоту должен включать позиции, определяе-мые действующими норматива-ми по делопроизводству. Юзер имеет возмож-ность видоизменять набор и характеристики Основные методы индексации электронных документов реквизитов Поиск не дает результатов, если ка­кие-либо поля не были заполнены (обычно, это инструкция и ключе­вые слова)

2. Становление— стадия, на которой документ редактируют. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки обрабатываемых документов, т.е. в каждый момент документ может редактировать только один Основные методы индексации электронных документов спец. При всем этом отредактированному документу автоматом присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть и, по мере надобности, внести конфигурации. Все выполняемые операции протоколируются.

3. Публикация— момент подписания документа. Одним из главных предназначений документа является его способность удостоверять определенные факты. До ближайшего времени картонный документ с Основные методы индексации электронных документов необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся главным методом подтверждения того либо другого факта, т.е. имел юридическую силу. Принятый Федеральный закон «Об электрической цифровой подписи» позволил организациям создавать системы обмена только электрическими документами, при котором электрический документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании картонной копией.

Электрическая цифровая подпись Основные методы индексации электронных документов (ЭЦП)— аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты инфы, обеспечивающим возможность контроля целостности и доказательства подлинности электрических документов.

Разработка ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, и в текущее время употребляется, к примеру, в корпоративных системах электрического документооборота, организованного во внутреннем контуре предприятия, для передачи отчетности в электрическом виде в муниципальные Основные методы индексации электронных документов органы и т.д.

Для использования ЭЦП нужно наличие 2-ух ключей (шифров): закрытого и открытого. Ключи представляют собой уникальные, взаимосвязанные вместе последовательности знаков, применяемые для шифрования, расшифровки, снабжения документа электрической цифровой подписью и ее проверки. Единственный легитимный владелец закрытого ключа — обладатель ЭЦП. Открытый ключ может быть известен хоть какому Основные методы индексации электронных документов получателю либо возможному отправителю электрического документа.

Обладатель ЭЦП должен поначалу подписать документ с внедрением собственного закрытого ключа, потом зашифровать открытым ключом получателя и выслать. Для чтения получатель поначалу расшифровывает документ своим закрытым ключом, потом инспектирует авторство и сохранность текста, используя открытый ключ отправителя.

Получить закрытый ключ (для шифрования) либо Основные методы индексации электронных документов сертификат ключа подписи с открытым ключом (для расшифровки) хоть какое физическое лицо, представляющее предприятие, к примеру для сдачи отчетности в муниципальные органы, может в Удостоверяющем центре (УЦ), который представляет собой сертифицированного оператора (компанию) связи, имеющего подобающую лицензию. При всем этом приобретенные для сдачи отчетности в электрическом виде открытый и Основные методы индексации электронных документов закрытый ключи будут действительны для обмена информацией с муниципальными органами через Регистрационные центры (РЦ), с которым установлены договорные дела. Регистрационный центр обеспечит сохранность конфиденциальности переписки, однозначность идентификации юридического лица, приславшего файлы отчетности, защиту файлов отчетности от несанкционированной модификации и т.д.

При изменении документа после заверения его ЭЦП Основные методы индексации электронных документов на базе имеющейся версии создается новый вариант документа и начинается новый актуальный цикл. В разных системах эта функция реализована по-разному: может создаваться либо на сто процентов новый документ, либо просто новенькая версия.

4. Архивирование (хранение) документов.На предприятиях для хранения электрических документов организуются архивы, представляющие из себя комплекс программного и аппаратного обеспечения Основные методы индексации электронных документов, созданный для решения задач хранения и поиска документов.

Существует две формы организации архивов: статическая и динамическая.

Статические архивы позволяют организовать хранение случайного количества электрических документов на различных носителях инфы. В их также предусматривается организация учета картонных документов, т.е. в системах хранятся электрические карточки на документ картонного Основные методы индексации электронных документов типа и поддерживается контроль стандартных архивных операций: выдача документа, его возврат и т.п.

Статические архивы поддерживают поиск документов — атрибутивный и полнотекстовый.

- атрибутивный поиск производится по атрибутам карточки документа. В процессе поиска проверяется совпадение запроса значениям полей карточки;

- полнотекстовый поиск предугадывает автоматическую обработку всего содержания документа для его нахождения по хоть Основные методы индексации электронных документов какому имеющемуся в его тексте слову. Для полнотекстового поиска определяются такие характеристики, как полнота поиска — соответствие меж отысканными документами по данному запросу и реальному списку документов; шум при поиске, т.е. соотношение соответственных и несоответствующих запросу документов.

Статические архивы обеспечивают защиту документов от не­санкционированного доступа и делают аудит Основные методы индексации электронных документов работы. Защита осуществляется на уровне документа, т.е. каждый документ обязан иметь ассоциированный перечень юзеров, которые имеют право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот перечень операций может представлять последующий набор: просмотр и печать документа, право изменять его карточку и т.д.

Важной функцией Основные методы индексации электронных документов статических архивов является поддержка просмотра документов без загрузки приложений, в каких были эти документы разработаны. Данная функция обеспечивается за счет особых программ просмотра, которые позволяют получить доступ к документам различных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.

В процессе работы с документами часто у профессионалов появляется необходимость в комментах по определенным Основные методы индексации электронных документов вопросам, отраженным в документах. Для реализации этой функции в неких архивах поддерживается аннотирование документа, которое заключается в способности заносить в документ комменты, не изменяя его основного содержания (в этом состоит отличие от редактирования самого документа). Комменты (стрелки, знаки, текст, выделения цветом) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к их Основные методы индексации электронных документов создателю.

Динамические архивы не считая реализации функций, соответствующих для статических архивов, имеют дополнительные способности, к которым относятся:

- поддержка коллективной работы с документом, которая выражается в обеспечении целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на редактирование, что предутверждает одновременное редактирование 1-го и такого же Основные методы индексации электронных документов документа несколькими юзерами и тем вероятные конфликты; в предоставлении способности в рамках 1-го документа работать од­новременно нескольким юзерам;

- организация и работа с составными документами. Каждый документ может представлять собой совокупа других. В данном случае он носит заглавие составного, либо контейнера (а в делопроизводстве — «дела»). В составной документ соединяются воединыжды Основные методы индексации электронных документов документы при помощи нескольких типов связей, определяющих, какие версии помещаются в контейнер (к примеру, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т.п.). Данные связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в контейнер. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет создавать его окончательную сборку;

- распространение Основные методы индексации электронных документов размещенных документов. Время от времени, после публикации документа, его нужно распространять. В главном это происходит 2-мя способами: либо через систему электрической почты, рассылкой, либо через Internet, публикацией на web-сервере;

- предоставление расширенного диапазона прав доступа к документу, а конкретно: на редактирование, на публикацию, на снятие публикации и на создание новейшей версии;

- решение Основные методы индексации электронных документов пограничных задач, связанных с переходом различных документов (электрических, картонных, микрографических) из 1-го типа в другой.

При разработке архива учитывается срок хранения документа и частота воззвания к нему. Документы, к которым нередко обращаются, хранятся на высокопроизводительных устройствах хранения, а неактуальные документы, которые изредка употребляются, записываются на более обыкновенные, вместительные инаименее Основные методы индексации электронных документов дорогие носители. Для решения этой задачки используются иерархические системы хранения данных (Hierarchical Storage Management (HSM) — управление иерархическим хранением), которые делают из различных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему», при всем этом управляя переносом инфы с 1-го носителя на другой.

Иерархическая система хранения данных— комплекс программно-аппаратных средств, направленных на достижение Основные методы индексации электронных документов малой цены хранения инфы и оптимизации доступа к ней.

К примеру, для оперативного доступа употребляются высокоскоростные накопители на жестких магнитных дисках, а для архивного хранения довольно механизированных библиотек оптических дисков, которые представляют собой программно-аппаратные комплексы для хранения и обеспечения оперативного доступа к большенному объему данных, записанному на Основные методы индексации электронных документов оптических носителях инфы. Для таких систем хранения нужно решать задачки не только лишь совместной работы носителей инфы, да и обеспечивать миграцию документов меж ними. Миграция может осуществляться или методом опции системы админом (к примеру, после истечения 100 дней со денька сотворения документ должен автоматом переместиться на наименее производительный и Основные методы индексации электронных документов дешевенький носитель), или автоматом, зависимо от частоты воззвания юзеров ктому либо иному документу. Такое внедрение иерархической системы хранения данных позволяет не только лишь понизить за­траты на хранение инфы, да и отлично управлять инфор­мационными ресурсами предприятия.

В целом система электрического документооборота предприятия должна отвечать последующим требованиям — масштабируемости Основные методы индексации электронных документов, распределенности, модульности иоткрытости.

1.Масштабируемость заключается в способности поддерживать работу различного количества юзеров, от нескольких единиц до нескольких тыщ, и возможности увеличивать мощность. Выполнение этого требования обеспечивается при помощи поддержки промышленных серверов баз данных.

2.Распределенность. Архитектура системы электрического документооборота должна поддерживать взаимодействие территориально-распределенных подразделений предприятия, объединенных самыми различными по Основные методы индексации электронных документов скорости и качеству каналами связи. Также архитектура СЭД должна обеспечивать взаимодействие с удаленными юзерами.

3.Модульность. СЭД должна состоять из отдельных модулей, ин­тегрированных меж собой, что позволяет компаниям поочередно внедрять отдельные модули ПО, зависимо от потребности в их.

4.Открытость. СЭД не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру имеющегося Основные методы индексации электронных документов в наличии у предприятия ПО бухгалтерского учета, денежного менеджмента и т.д. Как следует, система электрического документооборота обязана иметь открытые интерфейсы для вероятной доработки и интеграции.

Организация системы электрического документооборота на предприятиях основывается на последующих принципах:

- однократная регистрация документа, позволяющая совершенно точно идентифицировать документ в хоть какой версии, применяемой Основные методы индексации электронных документов СЭД;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая уменьшить время движения документов и повысить оперативность их выполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за выполнение документа (задачки) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

- единая (либо согласованная распределенная) база документальной инфы, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- отлично организованная система Основные методы индексации электронных документов поиска документа, позволяющая отыскивать документ при малой инфы о нем;

- развитая система отчетности по разным статусам и атрибутам (признакам) документов, позволяющая держать под контролем движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов, и т.д.

Все программные продукты системы электрического документооборота, к которым относятся Основные методы индексации электронных документов «Documentum» конторы EMC, LanDocs компании ЛАНИТ, «Optima Workflow» холдинга Optima, «Евфрат» компании Cognitive Technologies, «Дело» компании ЭОС, «БОСС-Референт» группы компаний АйТи и др., содержат неотклонимые типовые составляющие: 1) хранилище карточек (атрибутов) документов; 2) хранилище документов; 3) составляющие, осуществляющие бизнес-логику системы.

1. Хранилище атрибутов документовпредназначено для хранения карточки, которая представляет собой совокупа полей, характеризующих Основные методы индексации электронных документов документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (к примеру, контракт, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки различных типов имеют неотклонимые поля, общие для всех документов, и особые поля, относящиеся к документам данного типа. Общими полями являются уникальный номер Основные методы индексации электронных документов документа, его заглавие, создатель, дата сотворения. Особыми — дата подписания, срок деяния, сумма контракта (для документов типа «договор») и т.д. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, содержащие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при всем этом допол­нительные поля, уникальные для подтипа. Более развитая Основные методы индексации электронных документов система управления документами может поддерживать огромную вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для их является одним из более принципиальных шагов в процессе внедрения СЭД.

Не считая понятия типа документов существует понятие категории документа, при этом один документ может принадлежать сразу к нескольким категориям. Категории Основные методы индексации электронных документов могут быть выстроены в дерево категорий. К примеру, можно иметь категорию «Административно-хозяйственная деятельность» с подкатегориями «Законы», «Приказы», «Договоры» и т.д. При всем этом можно иметь параллельную структуру по отделам, к примеру, категорию «Документы службы маркетинга», а в ней подкатегории «Договоры реализации продукции», «Счета» и т.д. Контракт с Основные методы индексации электронных документов потребителем может быть сразу отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры реализации продукции», относящимся к различным веткам в иерархии категорий. Таким макаром, возникает возможность поиска документа в таком дереве на базе его систематизации, при этом один и тот же документ может встречаться хоть какое число раз в различных Основные методы индексации электронных документов узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек вероятны три варианта решения — внедрение собственного хранилища, внедрение стандартной СУБД ииспользование средств среды, на базе которой построена СУБД.

Собственноехранилище атрибутовдокументов позволяет улучшить его под задачку хранения карточек, гибко воплотить функции сотворения сложных карточек (имеющих, к примеру, огромную вложенность типов), также использовать действенные методы Основные методы индексации электронных документов поиска инфы в карточках. Недочетами такового подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, также зависимость принципиальной инфы от поставщика СЭД. К примеру, при использовании стандартной СУБД всегда есть возможность передвижения в нее данных от другого производителя СЭД, что упрощает переход с 1-го программного продукта системы электрического документооборота на другой.

Внедрение Основные методы индексации электронных документов стандартных СУБД для хранения документоврешает делему экспорта данных из одной системы в другую. Но реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не комфортна для модели данных, применяемой в СЭД, потому что довольно трудно обеспечить нужную упругость при разработке карточек документов, в особенности, если нужна непростая структура.

Внедрение средств среды, на Основные методы индексации электронных документов базе которой построена СУБД,позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства запасного копирования, репликации, поиска и т.д. Препядствия такового подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, также в тех ограничениях, которые накладывает определенная среда на структуру Основные методы индексации электронных документов ее баз данных.

2. Хранилище документов.Для его реализации существует два подхода — хранение в файловой системе и организация спец хранилища СЭД.

Хранениев файловой системепонижает степень безопасности при разграничении доступа, потому что файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. В данном случае СЭД наделяется своими правами доступа Основные методы индексации электронных документов, а означает файлы, сохраненные ею, будут недосягаемы ни одному из юзеров впрямую. СЭД поддерживает свою систему перечня юзеров с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при всем этом становится сложной в сопровождении и не полностью надежной исходя из убеждений информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной Основные методы индексации электронных документов защиты данных нередко употребляется шифрование файлов при хранении. Не считая того, фактически все СЭД употребляют случайное именование файлов, что очень усложняет поиск подходящего файла при попытке доступа в обход системы. При работе с файловой системой большая часть СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные сборники.

Системы, имеющие собственное Основные методы индексации электронных документов хранилище файловлибо использующие хранилище среды, на базе которой построены, обеспечивают более действенное управление доступом к документам и поболее надежное решение трудности разграничения доступа. Но при всем этом появляются вопросы, связанные с целостностью данных, наличием действенных средств запасного копирования и интеграцией с иерархической системой хранения данных на базе механизированных Основные методы индексации электронных документов библиотек. В большинстве СЭД они имеют определенные решения, но тут следует учесть, что при всем этом можно воспользоваться только инструментами, доступными в самой системе, в то время как в случае файлового хранения спец имеет выбор.

3. Составляющие, поддерживающие бизнес-логику системы. Кним относятся: 1) управление документами в хранилище; 2) поиск документов; 3) маршрутизация и контроль Основные методы индексации электронных документов выполнения; 4) формирование отчетов и 5) администрирование.

1)Управление документами в хранилище.Включает процедуры до­бавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

2)Поиск документовосуществляется как в атрибутивной, так и в полнотекстовой формах. В неких СЭД поддерживается поиск документа по словоформам, который осуществляется методом технологии нормализации Основные методы индексации электронных документов. Эффективность способа находится в зависимости от используемого метода. Для российского языка более эффективен словарный способ, когда слово нормализуется на базе словарей, в каких содержатся словоформы. Не считая словарного может применяться эвристический способ нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду методом выполнения определенных правил, описывающих метод нормализации. Можно отметить Основные методы индексации электронных документов, что если для британского языка свод правил нормализации составляет 300 страничек машинописного текста, то для российского он на несколько порядков больше.

3)Маршрутизация и контроль исполненияобеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Маршрутизация оперирует документами, хранящимися в архивной системе. При организации систем маршрутизации есть два главных подхода — документоориентированный и направленный Основные методы индексации электронных документов на работу.

Документоориентированный. При всем этом подходе документ — главный объект системы, и маршрутизируется конкретно он, а все другие характеристики маршрутизации ассоциированы только с документом.

Направленный на работу. Основной объект такового подхода — работа, к которой может быть прикреплен разный перечень объектов, включая документы. Но работа может существовать и Основные методы индексации электронных документов без их. 2-ой подход является более общим.

Выделяют последующие типы систем маршрутизации — гибкие и жесткие. В случае гибкой маршрутизации последующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится на этот момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заблаговременно на базе бизнес-логики предприятия. Обычно применяется смешанный Основные методы индексации электронных документов подход — для одних документов и структур предприятия уместнее жесткая маршрутизация, а для других эластичная.

К гибким системам маршрутизации относятся свободная маршрутизация без контроля и с контролем выполнения.

Свободная маршрутизация без контроля выполнения поддерживает два типа операций:

- Поочередная маршрутизация, когда документ проходит 1-го исполнителя за другим. Передача документа от 1-го юзера Основные методы индексации электронных документов к другому может происходить по истечении контрольного времени или после окончания работы одним из юзеров.

- . Параллельная маршрутизация, когда документ сразу поступает всем исполнителям. Окончание маршрута происходит в тех случаях, когда один юзер или все окончат работу с документом.

Маршруты могут быть более сложными, чем просто поочередные либо параллельные. Выделяют также комбинированные Основные методы индексации электронных документов маршруты, состоящие из поочередных и параллельных частей, также условные, с переходами зависимо от состояния тех либо других переменных маршрутов.

Для разработки таких маршрутов употребляется спец рабочее место, где можно обрисовать и сделать маршрут. Зачинатель вызывает разработанный и именованный маршрут, прикрепляет к нему документы и инициирует операции.

Минимально-достаточной системой Основные методы индексации электронных документов, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электрической почты, которая поддерживает параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения либо рассылки тем, что маршрутизируемый документ ворачивается в начало маршрута, к примеру к зачинателю, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля возврата). При помощи дополнительных приложений системы электрической почты Основные методы индексации электронных документов гарантируют поочередную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем выполнения. Под контролем выполнения понимаются последующие операции:

- контроль доставки задания — зачинателю выдается информация о том, что его задание достигнуло места предназначения (исполнителя);

- контроль чтения задания — зачинателю сообщается, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых оно предназначалось;

- контроль выполнения — зачинатель извещается Основные методы индексации электронных документов, что задание выполнено;

- мониторинг задания значит, что зачинатель всегда может поглядеть, кто и что на данный момент делает с его заданием;

- уведомление о нарушении сроков выполнения — зачинатель извещается о том, что посланное им задание просрочено определенным сотрудником;

- история выполнения заданий;

- контроль свойства выполнения — зачинатель имеет возможность проверить качество выполнения Основные методы индексации электронных документов и подтвердить его.

К жестким системам маршрутизации относится маршрутизация документов по заблаговременно определенным маршрутам с контролем выполнения.

Функция маршрутизации находится не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации являются электрическими архивами.

Неотъемлемой частью маршрутизации является контроль выполнения документа. Под исполнением документа предполагается выполнение деяния, связанного с документом, каждым из участников Основные методы индексации электронных документов в рамках его должностных возможностей.

4)Формирование отчетов производится автоматом, аналогично формированию конторских журналов учета документов. Используя разные отчеты, можно поглядеть, к примеру, общее время, потраченное сотрудниками на работу над определенным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д.

5) Администрирование— поддержка работы самой системы, опции ее характеристик и Основные методы индексации электронных документов т.д.

Функционально современные системы электрического документооборота можно поделить на 5 главных видов.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска инфы(электрические архивы). Электрический архив — это личный случай системы электрического документооборота, направленный на действенное хранение и поиск инфы. Эти системы имеют развитые средства полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д Основные методы индексации электронных документов., и средства действенной организации хранения. К примеру, поддержку широкого спектра оборудования для хранения инфы и т.д.

Системы с развитыми средствамиworkflow (WF) — «поток работ»(для этого термина нет четкого эквивалента в российском языке). Эти системы в главном рассчитаны на обеспечение движения некоторых объектов по заблаговременно данным маршрутам (так именуемая «жесткая Основные методы индексации электронных документов маршрутизация»). На каждом шаге объект может изменяться, потому его именуют общим словом «работа» (work).

В целом функционирование Workflow-систем основывается на том, что большая часть бизнес-процессов представляет собой временами повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть просто формализована. Для этой цели в их при помощи особых инструментов Основные методы индексации электронных документов создаются модели бизнес-процессов, которые обрисовывают, кто, когда, на каком рабочем месте (может быть, в удаленном филиале), при помощи каких программ и как должен обработать те либо другие данные. Заложенное в модель описание бизнес-процесса позволяет заавтоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль разных заданий.

Модель бизнес Основные методы индексации электронных документов-процесса может быть просто изменена. Таким макаром, без всякого программирования можно стремительно получить реально работающее Workflow-приложение. В неких Workflow-системах создание информационных моделей бизнес-процессов может быть только при помощи программирования, что представляет собой достаточно тщательный процесс, требующий к тому же особых познаний.

Системы, направленные на поддержку управления организацией и скопление Основные методы индексации электронных документов познаний.Это «гибридные» системы, которые обычно соединяют вдля себя элементы 2-ух прошлых. Базисным понятием в системе может быть как сам электрический документ, так и задание, которое необходимо выполнить. В таких системах находятся технологии «жесткой» и «свободной» маршрутизации, когда маршрут движения документа назначает управляющий («расписывает» входящий документ). Эти системы обычно Основные методы индексации электронных документов употребляются в муниципальных структурах управления, в кабинетах больших компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При всем этом сотрудники коллективно делают документы, готовят и принимают решения, исполняют либо держут под контролем их выполнение.

Системы, направленные на поддержку совместной работы(collaboration). Основная задачка таких Основные методы индексации электронных документов систем — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разбиты территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска инфы, обсуждения, средства предназначения встреч (как реальных, так и виртуальных).

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы,к примеру, сервис управления Основные методы индексации электронных документов связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, электрической почты и пр.

Предстоящим развитием систем электрического документооборота на больших предприятиях является их интеграция с всераспространенными корпоративными приложениями (ERP-системами), что позволит организовать доступ ко всем корпоративным познаниям и данным и управлять корпоративной информацией, потому что большим компаниям требуется Основные методы индексации электронных документов тесное взаимодействие всех собственных корпоративных приложений, в каких задействован информационный об­мен.

24. Каковой порядок регистрации управленческого документа?

25. Как осуществляется классификация и хранение документов в организации?


osnovnie-momenti-razdela.html
osnovnie-motivi-liriki-nekrasova-sochinenie.html
osnovnie-nadpisi-na-chertezhah.html